Skip to content

home > Over ons > Kwaliteit > Privacyverklaring

De veiligheid van uw gegevens

Uw privacy

Bureau VolZin verwerkt en bewaart gegevens van cliënten. Dit doen wij volgens de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Niet alleen omdat het moet, maar ook omdat wij uw privacy belangrijk vinden. Hieronder vindt u een vereenvoudigde samenvatting van het privacyreglement. Als u het volledige reglement wilt bekijken kunt u dit navragen bij uw coach of contactpersoon.

A. Rechtmatig

Bureau Volzin verwerkt persoonsgegevens rechtmatig (verwerken is elke handeling met die gegevens, zoals verzamelen, opslaan, wijzigen of verstrekken). Dit wil zeggen dat we de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld (zoals uw coachingstraject). Er worden niet meer gegevens verwerkt dan nodig zijn voor die doelen.

B. Noodzakelijk

Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is (bijvoorbeeld volgens een overeenkomst, omdat dit verplicht is volgens de wet of in geval van gevaar) of als de cliënt toestemming heeft gegeven.

C. Verstrekking aan derden

Alleen u, de medewerkers van Bureau Volzin en eventueel uw wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een bewindvoerder) hebben toegang tot uw gegevens. Buiten die personen verstrekt Bureau Volzin alleen gegevens aan derden na uw toestemming. Dit geldt ook voor andere instellingen waar wij mee samenwerken en voor uw familie.

D. Geheimhoudingsplicht

Alle medewerkers van Bureau Volzin hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de persoonsgegevens waarmee ze te maken krijgen tijdens hun werk voor Bureau Volzin.

E. Bewaren

De bewaartermijn voor persoonsgegevens is bij Bureau VolZin drie jaar. Gegevens met betrekking tot de begeleiding van een cliënt worden tot drie jaar na het einde van de begeleiding bewaard. Andere gegevens (bijvoorbeeld als u een vraag stelt via de website) bewaren we zo lang als nodig is om het verzoek of de vraag af te handelen.

F. Klachtenbehandeling

U kunt een klacht indienen als u vindt dat het reglement niet wordt nageleefd. Lees hiervoor onze klachtenregeling.

G. Recht op inzage

Als u cliënt bent bij Bureau Volzin, worden gegevens over u en uw traject vastgelegd in een (elektronisch) cliëntendossier. Als cliënt heeft u altijd het recht om dit dossier in te zien.
Welke gegevens?
Dat recht geldt voor alle gegevens in uw dossier. De persoonlijke werkaantekeningen van de coaches zijn geen deel van het (elektronisch) dossier en worden tussentijds vernietigd. U heeft dus geen recht om deze gegevens in te zien.
Hoe kunt u uw dossier inzien?
U kunt uw coach vragen of u uw dossier kunt inzien. De coach spreekt dan met u af wanneer u het dossier kunt bekijken. U kunt uw hele dossier bekijken in aanwezigheid van uw coach. U hoeft niet uit te leggen waarom u uw dossier wilt inzien. Uiterlijk binnen tien werkdagen na uw aanvraag kunt u uw dossier inzien (op papier of op de computer). Bij het inzien van uw dossier is altijd een coach van Bureau VolZin aanwezig. Deze kan u helpen en vragen beantwoorden over het dossier. Als u vragen heeft over delen van het dossier die door andere coaches zijn geschreven, kunt u naar hen worden doorverwezen. In plaats van uw coach kan ook een andere coach bij de inzage aanwezig zijn. Als u uw dossier wilt inzien zonder dat daar een coach bij is, kan dit alleen als u afdrukken van uw dossier ter inzage krijgt of meeneemt.

H. Ondertekenen verklaring

Uw inzage wordt vastgelegd. In dit document vermelden we welk deel van het dossier u heeft gezien en wanneer.
Ook als u afdrukken van het dossier meeneemt noteren wij dit in een document. Vervolgens ondertekenen u en de coach allebei het formulier.

I. Recht op verbetering

Als u vindt dat gegevens in uw dossier niet kloppen, verouderd of onvolledig zijn, dan kunt u bij uw coach een schriftelijk verzoek indienen om de gegevens te verbeteren. De coach of zijn/haar leidinggevende laat u binnen vier weken weten of de gegevens kunnen worden aangepast en geeft ook aan waarom wel of niet. Als u en uw coach het niet eens worden over de juistheid van de gegevens, wordt naast de visie van de coach ook uw visie op de gegevens in het dossier opgenomen.

J. Recht op aanvulling

Als u aanvullingen in uw dossier wilt laten opnemen omdat u uw gegevens wilt toelichten, dan voegt de coach deze toe. Hierbij wordt gemeld dat dit een ‘Aanvulling door de cliënt‚’ is. De coach neemt de aanvulling altijd op, ook als hij/zij het er niet mee eens is.

K. Recht op verwijdering

U kunt ook vragen of gegevens kunnen worden verwijderd. Dit kan schriftelijk en mondeling bij de coach. Als de coach de gegevens niet wil verwijderen, licht hij/zij toe waarom.
U kunt niet eisen dat gegevens toch worden verwijderd, maar u kunt wel een klacht indienen als u het niet eens bent met de reden.

L. Recht op vernietiging

In uitzonderlijke situaties kunt u schriftelijk via de functionaris gegevensbescherming verzoeken om uw (elektronisch) cliëntendossier te laten vernietigen. De functionaris gegevensbescherming moet hier binnen een maand na ontvangst van het verzoek gehoord aan geven, tenzij zeer zwaarwegend belang van derden daarboven gaat (bijvoorbeeld bij een wettelijke verplichting). Gevolg van de vernietiging is wel dat Bureau VolZin het traject beëindigt omdat we die zonder uw gegevens niet kunnen continueren.

M. Kwaliteitsverbetering

Als u een verzoek voor verbetering, aanvulling of verwijdering in het dossier doet, moet de coach dit altijd met de directie bespreken. Dit is om de kwaliteit van het traject te kunnen verbeteren.

N. Inzage door anderen

Als familie, uw partner, werkgever of iemand anders een verzoek doet om uw dossier in te zien, geven wij hiervoor in principe geen toestemming. Dit is om uw privacy te beschermen.

O. Welke informatie wordt uitgewisseld met de opdrachtgever?

Veel trajecten bij Bureau VolZin starten na een opdracht van uw (voormalige) werkgever of het UWV.Wij informeren de opdrachtgever (met uw toestemming) op verschillende momenten over uw traject. De informatie die wij over u verstrekken zijn conform de ‘beleidsregels zieke werknemer’ van de autoriteit persoonsgegevens.

P. Veiligheid gegevens

Bureau VolZin bewaart bijzondere gegevens en wij nemen daarom extra maatregelen om uw gegevens goed te bewaren. Alle papieren documentatie bewaren wij altijd achter slot en de digitale dossiers beveiligen wij met de nieuwste en veiligste technieken.
Onze website is beveiligd en alle gegevens worden versleuteld (encryptie).

Privacy heeft aandacht bij Bureau VolZin en onze medewerkers volgen regelmatig privacy-workshops om uw gegevens veilig te houden.

Het volledige privacyreglement van Bureau Volzin is op te vragen bij de administratie of via uw contactpersoon.
Privacyverklaring 2.1.juni 2019

Group 3

Group 3

Group 3

chef-holding-white-tea-cup-887827